¡¡Usen el PowerPoint a destajo!!
El PowerPoint (PPT) fue creado por Microsoft al inicio de los años 80 para los ordenadores McIntosh de Apple, con el primer PPT venia una demo que era la “Presentación de Colon a la Reina Isabel”, desde entonces ha llovido mucho y nos han torturado bastante.
En un inicio, las presentaciones en PPT, generalmente con transparencias nos ayudaron, a unos a explicar mejor los contenidos y a otros a entenderlos y a captarlos mejor.
Pero la cosa se fue degradando, y hoy día cualquier persona, empresa o entidad que quiere comunicar algo se inventa una nueva presentación en PPT.
Claro, el PPT no es el culpable, lo es el uso y el abuso que se hace de él.
El PPT ha devenido el lazarillo de los torpes o de los perezosos a la hora de explicar algo, una autentica tortura por la que encima pagamos cuando asistimos a una conferencia o curso:
- Muchos colores
- Muchas transiciones
- Algunas con músicas o ruidos incensarios
Pero aun hay más, algunos se dedican a pasarnos una tras otra las ‘slides’:
- Llenas de texto con diferentes tipos (algunos de película de terror)
- Con diferentes medidas de texto, se supone para que no nos durmamos.
- Con tablas y gráficos inexplicables para nosotros.
- Y cuando ya es intolerable es cuando nos copian cosas de una Web en la que la calidad de la imagen y el texto son horribles.
Algunos ejemplos que habrán soportado con seguridad:
- Un abogado explicando leyes y poniendo casi todo el Codigo en el PPT.
- Un ingeniero con esquemas y formulas que solo él sabe de dónde salen, y aun peor, si nos quiere enseñar de donde se lo ha sacado.
- Un economista con tablas y gráficos donde es imposible discernir el valor real de todo ellos.
- Los políticos no usan el PPT, ¿saben, por qué? Porque quieren que se les mire, escuche y entienda, lo cual tampoco es garantía que lo consigan
A pesar de todo esto, el PPT sigue siendo una buena herramienta, por ello me he permitido apuntar unos consejos para aquel que desea usarlo.
Algunos de estos consejos son de antes de los PC, cuando las trasparencias se preparaban a mano o con máquina de escribir de letra grande (muy pocas).
- Siempre que sea posible, fondo claro y texto escuro, el mejor es fondo blanco y texto en negro o azul muy oscuro = Nuestra vista, cuando lee libros, revistas, diarios o escritos está acostumbrado a leer negro sobre blanco y es así que lee mejor y entiende mejor.
- Use tan solo mayúsculas al inicio del párrafo o al inicio de una palabra que quiera marcar más = Si fuese más fácil leer en mayúsculas, todos los libros, revistas, diarios, etc., se escribirían en mayúsculas.
- No usen palabras, y aun menos párrafos subrayados = Son mucho más difíciles de leer y entender que los no subrayados.
- Usen tipos de letras habituales (Times, Arial, Verdana, Tahoma, Calibrí, …), no se inventen tipos originales y estrambóticos = Las personas somos animales de costumbres.
- Numeren todas las ‘slides’.
- La idea básica es:
- Un titulo y quizás un subtitulo
- Con 3 o 4 puntos
- Cada punto clave, una sola línea de un máximo de 5 o 6 palabras.
- Una idea general por ‘slide’ y una idea simple por línea.
- Para remarcar palabras o párrafos usen negrita o un tamaño mayor, sin exagerar y sin subrayar.
- Si no están seguros de algo háganlo lo más simple posible, y si no copien el diario de más éxito ahí donde den su conferencia (consejo de Ian Ogilvy).
A la hora de impartir la conferencia:
- Estén bien preparados, muy bien preparados, el éxito de una conferencia es su preparación.
- Antes de empezar, asegúrense que todo está preparado: mesa, ordenador, agua, luces, micro, ...
- Si pueden, usen su propio laptop, a él están habituados y si sucede un contratiempo sabrán mejor como solucionarlo.
- No menos de 8 o 10 minutos por ‘slide’. Si son capaces de que cada slide les dé para 20 o 30 minutos, será óptimo.
- Entre ‘slide’ y ‘slide’, fundan a negro, el auditorio ha de estar pendiente de lo que ustedes dicen y no de lo que aparece en la pantalla. La pantalla en negro les ayudara a que estén pendientes de sus palabras y gestos.
- Si tienen que explicar algún proceso o esquema no lo hagan con el PPT, dibújenlo y escríbanlo ustedes mismos en un papelógrafo, a mano y en letra grande (aquí si puede ser oportuno usar mayúsculas si su letra no es muy clara), la audiencia estará atenta a lo que ustedes hacen y como lo hacen (descubrimiento), después de haberlo hecho, solo después, pueden ir al PPT salir del fundido en negro y mostrar con claridad el proceso completo.
- Si quieren dar información más detallada, por favor, entreguen un dossier bien mecanografiado con las normas anteriores (1 a 8).
- No cuenten ni hagan chistes, a menos que sean muy buenos con los chistes; incluso en las audiencias más selectivas seguro que habrá un alto % de personas que no entenderán su chiste o entenderán lo contrario.
- Vístanse discretos, no sea que la audiencia acabe fijándose más en su corbata o en su minifalda.
- Recuerden que la conferencia es para transmitir contenidos, no para mostrar lo buenos que son ustedes con el PPT
Espero que les sirva alguna vez, sus audiencias no lo sabrán, pero se lo agradecerán
Por favor, no nos torturen con el PowerPoint,
paguemos mucho, poco o nada por su conferencia
AgusH / 2010
